Negociación con Proveedores, Sistema Departamento de Compras

Negociación con Proveedores, Sistema Departamento de Compras

Responsabilidad del Departamento de Compras, la negociación con Proveedores.

En la actualidad las empresas intentan comprar los materiales necesarios para llevar a cabo su actividad productiva de manera que siempre haya un stock ante pequeños imprevisto o movimientos de la demanda. Esto genera una mayor trascendencia de la gestión de compras y la negociación con proveedores por parte del responsable.

Prácticamente podemos afirmar que la gestión de compras tiene una incidencia bastante grande en la calidad de los productos que la empresa fabrica.

Por ello, debido a la importancia que tiene el departamento de compras, su responsabilidad para negociar con los proveedores y establecer colaboraciones con ellos no será menos.

El reto de la negociación con proveedores
El departamento de compras tiene diferentes responsabilidades entre las que se encuentra la negociación con proveedores, un gran reto que debe asumir con gran compromiso y sensatez.

  • Evaluar y elegir a los proveedores más adecuados.
    Tiene que investigar y seleccionar a aquellos vendedores que se ajusten más a sus necesidades dejando de un lado los asuntos personales. El departamento de compras debe entender de todas y cada una de las actividades que se realicen en la empresa, pues será el encargado de comprar desde los ordenadores para la oficina hasta el material necesario para fabricar los productos que la empresa ofrece.
    Es lógico que no entienda de todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa, pero para eso deberá tener una fluida y estrecha relación con los responsables de cada actividad para que así evalúe correctamente a los proveedores y seleccione a los más adecuados.
  • Revisa especificaciones.
    Es responsabilidad del departamento de compras exigir a los proveedores unas especificaciones en los productos que van a adquirir, y por supuesto también será su responsabilidad controlar que se cumplen.
  • Ser el contacto directo con los proveedores.
    “Ningún otro departamento ni responsable debe contactar con un proveedor”, a no ser que pase antes por la aprobación del departamento de compras.
    Esto es así porque nadie más que este departamento conoce las condiciones, los días de entrega y los precios que se han acordado con ese proveedor. Además, es tarea del departamento de compras conocer cómo están los inventarios de materias primas para que no se llegue a la situación de tener que pedir de forma repentina algún material, sino que siempre debe prever y avisar al proveedor con antelación.
  • Adjudicación de contratos a proveedores.
    Dentro de la negociación con proveedores el departamento de compras debe llegar a un acuerdo contractual con estos, velar y controlar que estos se cumplen en todas la operaciones que se realicen con dicho proveedor. Del mismo modo el departamento de compras será el responsable de determinar de qué modo se van a adjudicar estos contratos o cuántos proveedores va a requerir.

Sistema CGA: Módulo de Compras.

Este sistema es un gran apoyo para controlar todas las compras que requiere la compañía ideal para empresas comerciales y más todavía con sucursales.
Requisitores pueden entrar al sistema y generar una requisición de material, indicando partida, numero de artículo, descripción del artículo, cantidad, uso y fecha requerida etc., una vez completado estos datos, electrónicamente la envía al siguiente nivel que en este caso es su jefe de departamento. El usuario creador de la requisición siempre podrá ver en esta misma opción el estatus (nivel) en el que va su requisición.

Administración y control de requisiciones relacionadas por departamento y almacén.

Sistema electrónico de autorizaciones, recepción de avisos de requisiciones pendientes de autorizar vía email, con link directo a la requisición a autorizar.

Control de secuencias de firmas con delegación de autorizaciones a sustitutos.

Concluyendo; la gestión de compras pasa por una serie de responsabilidades cuyo objetivo reside en que la negociación con proveedores sea lo más excelente posible para las dos partes y así generar valor tanto para los agentes que intervienen dentro de la empresa como para aquellos que lo hacen de manera externa.

 

Fuente: Retos en Supply Chain

Gloria Calcaneo

Web: http://www.cgyasc.com/